通俗的說：視頻會議系統就是為人們無法聚集到同一個地方進行會議的時候，提供一種高科技的通信、協作和決策的一種現代化手段。

專業的說：視頻會議是利用現有通信網（包括各種傳輸網絡）和數字信號壓縮處理技術，將音視頻和數據信號處理后傳到遠端，實現面對面的交流。其交流形式為點到點，點對多點和多點對多點。

視頻會議系統釋義：以召開多方會議為目的，采用數字化、編碼壓縮技術，同時雙向多方傳輸圖像和聲音，能夠滿足人們開會需求的新型高科技通信系統就是視頻會議。

該系統是一種典型的圖像通信。在通信的發送端，將圖像和聲音信號變成數字化信號，在接收端再把它重現為視覺、聽覺可獲取的信息。具有直觀性強，信息量大等特點。

與傳統會議相比，視頻會議運用高科技的視聽通訊技術，達到了節省會議差旅費用、節省開會時間、提高工作和決策效率的目的。

視頻會議系統的基本屬性：

1. 長距離傳輸

2. 多方同時召開

3. 實時交流

4. 多種媒體結合

5. 使用經濟的網絡和帶寬

隨著計算機和網絡技術的飛速發展，全球對視頻會議設備需求量猛增，尤其是自“非典”事件發生之后，為了確保安全，許多大企業、政府都通過視頻會議實現即時的溝通和交流，可以說視頻會議系統為人們提供了全新的交互服務平臺。