（一） 節約會議的經費、時間

在我國，召開一次全國32個省市自治區的電視會議，費用僅為5萬元。相同規模的會議若在賓館召開，會議費用將高達100萬元。

據統計，日本、美國之間開通1小時的國際電視會議，雙方總資費不超過50萬日元，并能允許10多人直接參會，通過數據流、投影等可以讓所有員工旁聽。但50萬日元遠遠不能支付1個人的出差費用。

據相關資料，各級管理機構的工作人員每年參加會議的時間約占全部工作時間的30%以上；每年用于公務出差的費用高達300億元，而每次開會或會面中約有80%的時間需花費在路途中。

（二） 提高開會的效率

由于召開電視會議的費用大致與開會的時間成正比，可促使與會代表節省時間，提高效率。

由于參加會議的人員就在本地，和會議有關的材料、文件、實物都在身邊，可以充分方便地交流。

（三） 適應某些特殊情況

對于某些交通狀況不好，特別是地處山區、邊疆的城市，視頻會議將帶來極大的方便。

在一些緊急場合，如救災、防汛，戰地會議等，可以用視頻會議系統及時了解或發布緊急情況和決策，收效則難以用金錢來衡量。

（四） 增加參會人員

視頻會議可當作高質量的可視電話，連線兩方訴說心情，也可多人多點參加形成會議。

同時，視頻會議系統具有投影、VGA端口以及數據流功能可以隨時增加會議代表甚至召開全體會議。總部決策可即時傳達到所有員工。